Het is gebeurd, voor je het weet: digitale dementie. Dit fenomeen refereert op organisatieniveau aan het feit dat er onvoldoende aandacht is voor het beheren van digitale archieven. Op den duur gaat zo kostbare informatie verloren. Maar ook op persoonlijk vlak kan het fout gaan. Na het crashen van mijn desktop pc kocht ik een laptop als vervanger. Zonder er goed bij na te denken selecteerde ik een model zonder optische drive. Waardoor er nu in het hele huis geen computer meer te vinden is, die een cd-rom kan lezen. Een deel van mijn trouwfoto’s staat bijvoorbeeld op zo’n zilveren schijfje.

Uitfaseren

Jaren geleden schreef ik al over het onderwerp digitale duurzaamheid. Experts in document en informatiemanagement waarschuwden voor het feit dat data verloren zou kunnen gaan. Oude gegevensdragers zouden door de technologische vooruitgang immers niet meer leesbaar zijn. Dat begon al bij het uitfaseren van het microfiche ten faveure van de cd-rom, ergens eind jaren tachtig van de vorige eeuw. Ook de diskettes verdwenen uit het bureaubeeld, simpelweg omdat opslagcapaciteit groter moest worden en dat ook werd. De drive voor de disks, eerst de zachte toen de harde, verdwenen uit de pc of laptop en maakten plaats voor optische drives voor cd en dvd. Vervolgens kregen we al snel te maken met usb-opslag en opslag in de cloud.

Slachtoffer van digitale dementie

Container

Deze ontwikkelingen volgden elkaar zo snel op dat veel organisaties nog bakken vol diskettes op de burelen hadden staan, waar zij niets mee konden. Al snel wist niemand meer wat er op die schijfjes stond en bij de invoering van het nieuwe werken, toen iedereen bureau- en kastruimte moest inleveren, zijn ze in de afvalcontainer gekieperd. Zo ontstond digitale dementie.

AVG

Het gebeurt mij nu met het feit dat ik cd’s met data niet meer kan lezen. Twee laptops in huis waar geen cd meer in past. De iPads die rondslingeren bieden al helemaal geen mogelijkheid voor externe opslag en dus moet ik nu allerlei noodgrepen bedenken om die trouwfoto’s nog een keer boven water te krijgen. Het geeft aan dat je op microniveau je bewust moet zijn van de keuzes die je maakt in het aanschaffen van nieuwe hardware. De nieuwe mogelijkheden zijn ongekend, maar welke functies snij je daarmee de pas af? Op organisatieniveau geldt dit natuurlijk veel sterker, zeker met de strenge regelgeving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming die in mei 2018 van kracht wordt. Digitale dementie brengt een organisatie in grote problemen.

Digitale hoop

Alles in één keer op een digitale hoop gooien en in een cloud-omgeving zetten, zoals Dropbox. Dat zou een oplossing kunnen zijn, maar ook daar moet je goed bij blijven nadenken. Ik heb recent een app op mijn smartphone gezet waarmee je documenten kunt scannen. Ik wilde eerst zien hoe die app werkte en koos dus de gratis versie. En die biedt geen standaardkoppeling met… Dropbox.

Zijn we er toch weer ingetuind.

Meer weten over informatiebeveiliging? Lees hierover in mijn vorige blog.